Les temps, c’est de l’argent : simplification des dépôts
– Étude de cas


Le milieu des affaires, qui est de nos jours axé sur le numérique, fait pression sur toutes les entreprises pour rendre les processus courants plus efficients, efficaces et abordables. Comme la technologie permet aujourd’hui d’automatiser de nombreuses tâches, les dirigeants s’attendent souvent à ce que les équipes effectuent les tâches tactiques plus rapidement et consacrent davantage de temps aux initiatives stratégiques.

Prenez le dépôt de chèques par exemple. De nombreuses entreprises trouvent que le dépôt manuel des chèques à la succursale de la localité est un processus peu pratique et chronophage. Plusieurs facteurs entrent en compte : horaire de travail des employés, heures d’ouverture de la succursale, mauvais temps et nombre de chèques. Il faut parfois se rendre plusieurs fois à la banque, ce qui peut retarder les dépôts et causer des frustrations si l’entreprise a besoin d’accéder rapidement aux fonds.

La sécurité est un autre facteur de risque : comme le processus de dépôt compte plusieurs points de contact, le risque d’erreurs et de fraude augmente nécessairement. Heureusement, il est possible de faciliter le processus pour les entreprises de toute taille, en plus de le rendre sûr et pratique.

Une entreprise de construction réalise des économies en étant plus efficiente

Fondée en 1960, Harold Sutherland Construction est une entreprise qui exploite ses chantiers de construction, de routes et d’autoroutes des comtés Grey et Bruce en Ontario à leur plein potentiel. Harold Sutherland sert une clientèle diversifiée et reçoit donc un grand nombre de chèques. L’entreprise trouvait le processus de traitement manuel des chèques chronophage. Entre le processus de tenue de dossier, qui demande de photocopier chaque chèque, un à la fois, et le fait de se rendre à la succursale locale en voiture et d’en revenir, chaque dépôt pouvait prendre entre une heure et une heure et demie et avait souvent pour effet de retarder la réception des fonds.

L’équipe de direction de Harold Sutherland Construction reconnaissait la souplesse et la commodité des services mobiles et en ligne pour les chèques personnels et voulait que les dépôts de l’entreprise puissent être tout aussi commodes et efficaces. Comme l’entreprise faisait affaire avec BMO depuis plus de 50 ans et qu’elle avait une grande confiance dans les solutions que nous lui proposions, l’équipe de direction a choisi le service FlexiDépôt BMO en 2014 pour simplifier la gestion de l’encaisse et, en particulier, le processus de dépôt des chèques. Ce choix a permis à l’entreprise d’améliorer son efficience opérationnelle, de gagner du temps et de réduire ses coûts.

Évitez de vous déplacer : déposez vos chèques dans le confort de votre bureau

La mise en oeuvre du service FlexiDépôt BMO a eu des avantages concrets pour Harold Sutherland Construction :

  • Amélioration des flux de trésorerie et capacité de déposer les chèques en temps réel. À ce jour, l’entreprise a déposé 5 300 chèques au moyen du service.
  • Importante réduction du nombre de visites à la succursale de la localité, ce qui a permis un gain de plus de 260 heures par année, en plus d’éliminer les frais de stationnement et d’essence ainsi que le temps passé à conduire pour se rendre à la banque.
  • Économies de plus de 25 000 $ par année résultant de l’élimination du temps et des coûts associés au processus manuel de tenue de dossiers. L’entreprise s’est également assurée de l’exactitude de ses dossiers et a réduit les risques de fraude interne en conservant un dossier numérique de chaque dépôt dans le système.
  • Répartition du temps précieux, que les employés consacraient aux activités manuelles de soutien, à des initiatives plus stratégiques qui font progresser l’entreprise.

Le service FlexiDépôt BMO a permis aux dirigeants de Harold Sutherland Construction de gérer les choses plus efficacement. Selon Brian Gough, contrôleur : « D’un point de vue économique, il est tout à fait sensé de déposer les chèques sans bouger de notre bureau. Le fait que l’argent soit dans notre compte en quelques heures seulement est un grand avantage pour nous. Maintenant que nous utilisons le service FlexiDépôt BMO, nous ne pouvons pas imaginer retourner aux dépôts manuels. Les entreprises qui continuent de se rendre à leur succursale ratent une occasion en or d’économiser temps et argent. Nous sommes très enthousiastes de collaborer avec BMO pour simplifier le plus possible tous nos processus bancaires. »

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