La recherche et l’ingéniosité rapportent gros à l’Université McMaster


Comment l’Université McMaster a simplifié ses activités de paiement

L’Université McMaster est renommée depuis longtemps pour ses recherches exhaustives. Il n’est donc pas surprenant que Terri Wetton, directrice principale du service des comptes fournisseurs de l’Université McMaster, ait fait preuve de diligence raisonnable et saisi l’occasion d’améliorer et de simplifier les activités de paiement de l’Université.

À l’Université McMaster, de nombreux achats sont effectués en vrac, comme les fournitures de bureau et le matériel scientifique. Auparavant, on effectuait le rapprochement des dépenses lorsque les fournisseurs de ces grands volumes d’articles à faible coût envoyaient une feuille de calcul mensuelle détaillant chacune des transactions portées au compte de l’Université McMaster. Il était devenu fastidieux pour les services des comptes fournisseurs et de l’approvisionnement de réaliser les étapes d’autorisation, de suivi, de traitement et de concordance des nombreuses feuilles de calcul. La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré (PGI) leur a donné l’occasion de simplifier les processus, tout en faisant en sorte que les titulaires de compte au sein de l’université décentralisée demeurent responsables de leurs achats.

L’équipe de McMaster a mis à l’essai un programme de cartes d’achats amélioré pour simplifier davantage le processus fastidieux; ce programme a permis de rationaliser les processus – de l’étape de l’autorisation au rapprochement des dépenses – en les rassemblant dans une seule plateforme. « Nous obtenons de BMO un dossier dont les données proviennent directement du PGI et cela rend la production de relevés de dépenses beaucoup plus facile, soutient Terri. Le fournisseur reçoit les numéros des cartes d’achats et les titulaires de carte peuvent commander en ligne, par téléphone ou de la façon qu’ils préfèrent. » Grâce aussi à la mise en place du progiciel de gestion intégré, l’équipe de l’Université McMaster a eu l’occasion de réviser tous ses processus, y compris ses méthodes d’achat et de paiement ainsi que les conditions d’établissement des seuils d’approbation des achats.

Après avoir reçu une rétroaction initiale positive, l’équipe a fait passer ses seuils d’achats de 2 500 $ à 10 000 $ par facture pour les achats réglés avec une carte d’achats. Quand les biens ou les services achetés sont d’une valeur inférieure à 10 000 $, l’utilisateur peut régler l’achat au moyen de sa carte d’achats, demander à recevoir une facture ou présenter une demande d’achat. L’approbation des transactions par carte d’achats est prise en charge par le système, ce qui confère une grande liberté – et responsabilité – en ce qui concerne le rapprochement des dépenses. L’augmentation des seuils d’achats a accru l’autonomie du personnel de McMaster et éliminé les inefficiences, ce qui a permis aux équipes de l’approvisionnement et des comptes fournisseurs de réaffecter des ressources à d’autres services pour mieux contribuer à la réalisation des objectifs de l’université. Dans un récent sondage mené auprès des titulaires de carte, 69 % étaient d’accord avec l’énoncé « l’augmentation de la limite du programme de cartes d’achats permet à votre service d’effectuer des achats quotidiens plus facilement ».

La simplification du processus d’achat a permis à l’Université McMaster de gagner en efficacité, ce qui s’est traduit par des réductions de coûts, mais aussi par l’atteinte des volumes d’achats nécessaires pour avoir droit à des réductions. Les nouvelles solutions mises en place aident McMaster à réaffecter ailleurs ses ressources pour réaliser sa vision, soit d’offrir des programmes d’éducation novateurs ainsi que de la recherche de pointe.

Terri et les membres de son équipe sont contents de pouvoir utiliser les outils de BMO et consulter les employés de la Banque pour obtenir des conseils et des stratégies lorsque nécessaire. Ils imaginent déjà d’autres façons de tirer avantage du programme de cartes d’achats et ils travaillent fort et effectuent des recherches pour les mettre en œuvre, comme ils l’ont fait pour en arriver à l’adoption du programme au départ. Il y a deux ans, l’Université McMaster réglait environ 200 000 $ d’achats par mois au moyen de son programme de cartes d’achats; aujourd’hui ce chiffre frôle les 3 millions de dollars et continue de croître puisque de plus en plus de titulaires se servent du programme. Le personnel de McMaster s’affaire à trouver des moyens ingénieux de rehausser le programme, d’accroître la réduction que celui-ci permet, et de réduire les dépenses, notamment celles associées à l’impression de chèques. « Nous nous sommes procuré deux cartes de crédit virtuelles jusqu’à maintenant. Nous travaillons aussi avec le service de l’approvisionnement pour trouver des fournisseurs qui acceptent le paiement de bons de commande par carte d’achats.  Chaque facture pour ceux-ci est d’un montant supérieur à 10 000 $ », explique Terri.

« Nous voulons continuer de croître et de trouver des façons d’en avoir plus pour notre argent, affirme Terri. Nous faisons beaucoup de recherches à McMaster, mais heureusement, le programme de cartes d’achats n’est pas sorcier. En utilisant des outils polyvalents et des ressources accessibles ainsi qu’en faisant preuve d’un peu de créativité pour simplifier nos processus, nous avons découvert de nouvelles possibilités. »

À propos de l’Université McMaster

Pendant environ 130 années, l’Université McMaster a perfectionné ses prestigieux programmes d’études de premier cycle et de cycles supérieurs en misant sur la découverte, la communication et la préservation des connaissances. Les diplômés de l’Université McMaster, après avoir quitté son pittoresque campus niché entre les marais de Cootes Paradise à Hamilton, en Ontario, sont devenus des ministres, des dirigeants d’entreprise, des scientifiques, des présidents d’université, des acteurs hollywoodiens, des athlètes olympiques et des astronautes. Le modèle McMaster, qui s’appuie sur une méthode d’apprentissage interdisciplinaire axée sur les problèmes et centrée sur l’étudiant, a été adopté par plusieurs autres universités dans le monde. Constamment classée parmi les meilleures universités au Canada, l’Université McMaster est reconnue pour son engagement envers la recherche et l’innovation.

McMaster University Case Study_F

 

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