Rationaliser la gestion des dépenses pour une plus grande efficacité – une étude de cas avec BC Hydro


Comment BC Hydro a rationalisé la gestion de ses dépenses

Une société qui sert la quasi-totalité de la population de la Colombie-Britannique (4,6 millions de personnes réparties sur un million de kilomètres carrés) se doit d’être efficace à tous égards. Fondée en 1961, BC Hydro and Power Authority exerce ses activités à partir de son siège social à Vancouver, en Colombie-Britannique. Cette société d’État provinciale est mandatée pour produire, acheter, distribuer et vendre de l’électricité. Elle sert 95 % de la population de la province. Avec 30 centrales hydroélectriques et plus de 300 sous-stations, elle est la troisième société publique d’électricité en importance au Canada.

Vers 2006, BC Hydro a constaté que sa gestion des dépenses n’était pas pleinement efficace. Elle n’avait pas encore de programme de cartes, et ses employés utilisaient principalement les cartes pour leurs déplacements. Elle avait recours à un système manuel de bons de commande pour effectuer les transactions et payait ses fournisseurs par chèques. Or, ces processus n’étaient pas vraiment unifiés. « À l’époque, BC Hydro ne recueillait pas de données sur ses dépenses de sous-traitance, rapporte Debra McGill, responsable du programme de cartes de paiement et des contrats de BC Hydro. C’est à ce moment-là que nous avons commencé à chercher à améliorer notre processus de paiement des fournisseurs. »

Relever le défi de la rationalisation des paiements

En 2007, Debra a accepté de relever le défi que représentait la gestion d’un programme de cartes de paiement pour BC Hydro. À son initiative, la société a cherché à créer des pratiques exemplaires, puis s’est efforcée d’améliorer l’efficacité de ses processus, d’obtenir des données statistiques plus fiables sur son programme de cartes et de mettre au point un système pour favoriser la transparence des dépenses. BC Hydro en est arrivée à la conclusion qu’elle avait besoin d’un partenaire qui avait une grande expérience et une grande connaissance du secteur public. C’est ce qui l’a amenée à établir un partenariat avec BMO Groupe financier (BMO). BMO a commencé par effectuer une analyse détaillée des dépenses de BC Hydro, ce qui lui a permis de mettre au jour l’état courant des dépenses, les secteurs de croissance et les processus. « L’analyse qu’a effectuée BMO s’est avérée extrêmement utile pour nous, car elle nous a aidés à repérer nos processus et nos fournisseurs stratégiques », a déclaré Debra McGill.

BC Hydro a bientôt découvert que la mise en place d’un programme de cartes de paiement pouvait accroître son efficacité en lui permettant de rationaliser ses opérations, d’améliorer la gestion de
ses dépenses et de ses capacités d’analyse, et de mettre à niveau ses systèmes et processus périmés. BC Hydro n’a pas tardé à mettre en œuvre un programme multicarte à l’échelle de l’entreprise. Ce programme, qui compte actuellement 5 100 titulaires (par rapport à 2 700 en 2008), comporte de nombreux avantages, notamment la standardisation des politiques et des procédures, le renforcement des contrôles internes, la consolidation des services bancaires et les initiatives de remises maximales.

Les avantages concrets du programme multicarte de BMO

« Grâce à l’analyse de différentes options de dépenses, telles que le transfert électronique de fonds (TEF), les virements et l’utilisation de cartes, les membres de mon équipe et moi sommes maintenant en mesure de déterminer les secteurs où il vaut le plus la peine d’améliorer les systèmes de gestion des dépenses », a déclaré Debra McGill. Son équipe a constaté que l’utilisation des cartes est nettement plus efficace que le système manuel de bons de commande, car elle permet de rationaliser les processus, améliore les flux de trésorerie des fournisseurs et renforce la capacité de production de rapports. Debra McGill a également remplacé les paiements par chèques par le TEF pour les fournisseurs canadiens. Le programme multicarte était la solution idéale pour BC Hydro, et ce, pour plusieurs raisons :

  • Il y avait beaucoup de titulaires de carte qui avaient besoin à la fois d’une carte de paiement et d’une carte pour frais de voyage.
  • La société a pu mettre en place une seule structure de responsabilité de l’entreprise.
  • L’adoption de ce programme a permis la création d’un processus comptable unifié, ce qui a réduit les frais administratifs et nécessite moins d’efforts.
  • Et, surtout, cela a augmenté le niveau de satisfaction des employés.

Depuis le lancement du programme multicarte en 2008, les dépenses reliées au programme de cartes ont doublé en raison de la promotion de l’utilisation des cartes et de la politique de paiement par carte pour certains fournisseurs. BC Hydro a réalisé des économies considérables en ayant moins recours au système manuel de bons de commande, ce qui a été rendu possible par la mise en œuvre d’un processus de paiement par carte et l’élimination du paiement par chèque pour les fournisseurs canadiens. La société d’État a également observé une amélioration de ses relations avec
ses fournisseurs et a ouvert la porte à un plus grand potentiel de rabais grâce à sa nouvelle stratégie de comptes fournisseurs. Après avoir récemment complété une deuxième analyse des dépenses,
BC Hydro et l’équipe de Debra McGill sont en train d’examiner et de définir d’autres occasions d’affaires. « L’expérience que nous avons vécue avec BMO au cours des dernières années a été exceptionnelle, a indiqué Debra. Nous espérons poursuivre le travail avec cette équipe afin d’examiner la mise en place d’un système global de paiements et de comptes clients, et de repérer les cibles immédiates pour d’autres occasions d’affaires. »

 

 



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