Changement de paradigme à l’égard des cartes d’entreprise


Par Steve Pedersen, chef – Produits de cartes d’entreprise Amérique du Nord, BMO Groupe financier

Vous avez probablement remarqué le nombre incroyable de mesures réglementaires en place actuellement en Europe quant aux paiements de cartes. Je dis souvent que l’Europe est avant-gardiste et est le reflet de ce qui se profile pour l’Amérique de Nord. Il vaut donc la peine de porter attention aux nouveaux règlements de cartes, même si votre entreprise n’est pas établie physiquement en Europe. Même si ces changements ne se rendent pas en Amérique du Nord, cela ne veut pas dire que ces règlements n’auront aucune incidence sur les entreprises de la région. Au contraire, ils affectent déjà votre entreprise, surtout si celle-ci exerce des activités en Europe.

Les sociétés multinationales qui offrent des programmes de carte en Europe sont forcées d’exercer leurs activités de différentes manières, et les organisations à l’extérieur de l’Union européenne pourraient se voir payer plus de frais de déplacement pour les employés qui ne comprennent pas le nouveau contexte relatif à ces frais. Ce nouveau contexte réglementaire entraîne un changement fondamental pour l’ensemble du secteur des cartes d’entreprise, en partie en raison des structures tarifaires plus élevées et de la diminution des remises.

La portée des nouvelles règles qui relèvent de la Directive sur les services de paiement (DSP2) est large, et les nombreuses mises à jour pertinentes qui ont déjà une incidence sur les organisations en Amérique du Nord devraient être une priorité pour chaque organisation. Voici comment s’adapter de manière proactive.

Conversion de devise dynamique : Ce café italien vous coûte plus cher que vous ne le croyez.

Tous les voyageurs à l’étranger doivent composer avec la conversion de devise. Cependant, bon nombre d’entre eux ne réalisent pas qu’ils dépensent potentiellement plus d’argent que nécessaire. Cette fluctuation dépend de la méthode de conversion utilisée.

Il existe trois façons de convertir des devises lorsque vous voyagez à l’étranger : Obtenir de l’argent au bureau de change, payer avec une carte afin que Mastercard ou Visa fasse la conversion ou laisser le détaillant effectuer la conversion au point de vente en appliquant la conversion de devise dynamique. De nombreux voyageurs, même ceux qui ont de l’expérience, choisissent la conversion de devise dynamique, car elle est plus pratique. Ils ignorent que même si cette méthode est pratique, elle est également beaucoup plus coûteuse et les frais peuvent atteindre un taux de 10 %, ce qui en fait la méthode la moins judicieuse.

Cette situation peut avoir lieu une douzaine de fois à chaque voyage. Supposons que vous êtes un Canadien qui voyage à Londres pour rencontrer un client. Le souper tire à sa fin et le serveur vous demande s’il facture le repas sur votre carte de crédit (d’entreprise ou de particulier) en livres ou en dollars canadiens. Cette décision semble simple, mais voici ce que vous pourriez ignorer : Le restaurant utilise son propre taux de change. Celui-ci peut varier d’un restaurant à l’autre, et est plus élevé que celui qu’offrent les banques. Par conséquent, vous payez plus cher votre facture. Il en va de même pour les hôtels et d’autres établissements couramment visités. Il faut tenir compte que, dans de nombreux cas, la moitié des frais de voyage peut être attribuée aux dépenses autres que le prix du vol comme les hôtels, les restaurants et les taxis. L’utilisation de la conversion de devise dynamique peut donc faire augmenter le prix du voyage de 5 % sans même que la plupart des gens ne le réalisent. La conversion de devise dynamique est très répandue en Europe; son utilisation a gagné en popularité partout dans le monde, y compris aux États-Unis.

Pour le voyageur d’affaires, la meilleure méthode de conversion de devise est d’utiliser une carte d’entreprise et de payer en monnaie locale pour tous les biens et services. Bien que les sociétés émettrices de cartes chargent également des frais de conversion, cette surcharge est presque toujours plus économique que la conversion de devise dynamique ou le taux de conversion des bureaux de change.

La leçon à retenir pour les organisations nord-américaines : centraliser le traitement des dépenses et encourager les employés qui voyagent à utiliser leur carte d’entreprise et à payer en monnaie locale. Il faut donc informer davantage les employés sur la conversion de devise dynamique et leur montrer comment éviter ces frais supplémentaires. Mettre à jour les politiques en matière de voyages pour y inclure des lignes directrices relatives à la conversion de devise dynamique peut s’avérer efficace et servir de rappel si un agent de voyage réserve un voyage.

« Honorer toutes les cartes? » Plus maintenant, sauf dans le cas d’une surcharge!

La croyance que les commerçants « honorent toutes les cartes » diminue peu à peu. Les commerçants en Europe ont maintenant le droit de refuser une carte haut de gamme ou d’imposer une surcharge pour son utilisation. Bien que l’imposition d’une surcharge soit la norme, des commerçants peuvent refuser une carte de crédit dans certaines situations.

Comment protégez-vous vos employés pour réduire ces frais?

Tout d’abord, assurez-vous que tout le monde soit au courant de ces frais pour éviter les surprises. Les entreprises qui négocient les tarifs entreprise avec les hôtels peuvent conclure une entente pour exonérer les surcharges ou pour les réduire considérablement. Dans les quelques cas où une carte n’est pas acceptée, il est important de vous assurer que vos voyageurs d’affaires aient une méthode de paiement de rechange. Les voyageurs devraient connaître les pratiques uniques du pays dans lequel ils se trouvent. Par exemple, même si l’argent comptant peut s’avérer une bonne solution, les pays comme la Suède et le Danemark adoptent un système de paiement numérique seulement, et ce, pour les achats de toute taille, sauf quelques exceptions dans les grandes régions touristiques. Cela signifie qu’un détaillant peut refuser les paiements en argent comptant.

Bien que les nouvelles surcharges peuvent vous surprendre, il n’y a rien de pire que de se retrouver sans méthode de paiement dans un pays étranger. Les entreprises devraient également revoir leurs politiques en matière de voyages, car ce changement à l’égard de l’acceptation des paiements peut entraîner un nouveau besoin de souplesse. Certaines politiques sur les frais de déplacement des employés sont plus strictes que d’autres et insistent sur l’utilisation des cartes d’entreprise pour les remboursements. Il est préférable de permettre les rapports de dépenses qui comprennent des reçus de cartes personnelles ou une note expliquant la situation. Le fait d’expliquer clairement ces types d’exception dans les politiques en matière de voyage permettra d’éviter les tensions sociales liées à l’envoi de nombreux courriels et aux remboursements en retard.

Les programmes de cartes changent à l’échelle mondiale – c’est la réalité. Le Canada, en particulier, se penche sur la nouvelle réglementation en Europe et envisage certains changements, notamment la baisse du taux d’interchange et des remises. Les États-Unis suivront sans doute la même direction. Comme les changements en matière de réglementation se poursuivent, les entreprises de partout dans le monde doivent reconnaître ce changement de marché, comprendre la situation dans les différents territoires et la façon dont ces mises à jour peuvent les affecter et réaliser que les règlements stricts relatifs aux politiques des programmes de cartes et aux paiements peuvent s’avérer moins avantageux.

 



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